Od 1 lutego 2026 roku większość przedsiębiorców będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – rządowej platformy służącej do wystawiania i odbierania faktur w ujednoliconym formacie elektronicznym. System ma uprościć rozliczenia i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, eliminując m.in. duplikaty i błędy w dokumentach. Choć nie wszystkie faktury będą objęte obowiązkiem, KSeF stanie się codziennością dla większości firm.
Co to jest KSeF i od kiedy obowiązuje?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym przedsiębiorcy wystawiają, przesyłają i odbierają faktury elektroniczne. Dane trafiają bezpośrednio do administracji skarbowej, co pozwala zachować pełną historię dokumentów.
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
od 1 lutego 2026 r. – większość przedsiębiorców będzie odbierać faktury tylko w KSeF,
od 1 kwietnia 2026 r. – faktury sprzedażowe również będą musiały być wystawiane przez system,
od 2027 r. – obowiązek obejmie najmniejsze firmy z miesięczną sprzedażą poniżej 10 000 zł.
Co się zmieni dla przedsiębiorców?
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana narzędzia, ale całego podejścia do fakturowania i obiegu dokumentów.
Nie będzie możliwości „podmiany” faktury – każda korekta musi być wystawiona jako osobny dokument. KSeF uczy większej uważności i dokładności – każde pole ma znaczenie, dlatego warto sprawdzać dane przed wysyłką.
Kolejną zmianą jest moment ujęcia dokumentów kosztowych – faktury będzie można rozliczać dopiero po ich wysłaniu i przyjęciu w KSeF, a nie w dacie ich wystawienia. To wymaga większej dyscypliny w przesyłaniu dokumentów do księgowości.
Firmy muszą też przygotować się do pracy z dostępami i uprawnieniami – umieć wygenerować token, nadać role użytkownikom oraz wiedzieć, jak działać w trybach awaryjnych, gdy system jest niedostępny.
Nie bez znaczenia będzie też nowy obieg dokumentów między przedsiębiorcą a księgowością, który trzeba wypracować i wdrożyć w firmie.
Jak biuro rachunkowe może pomóc?
Choć obowiązek wdrożenia KSeF spoczywa na przedsiębiorcy, biuro rachunkowe może realnie wesprzeć cały proces – pomóc w zrozumieniu zasad, ustalić sposób przekazywania dokumentów i zadbać o bezpieczne rozliczenia.
Biuro nie wdraża systemu za klienta, ale wspólnie z nim może opracować prosty i skuteczny model współpracy w nowym środowisku.
Nasz Portal Klienta gotowy na KSeF
Nasze biuro udostępnia Portal Klienta, który jest w pełni zintegrowany z KSeF. Umożliwia on bezpłatne wystawianie faktur, a wkrótce także obsługę pełnego obiegu dokumentów.
Nawet jeśli przedsiębiorca ma własny program do fakturowania, warto rozważyć korzystanie z systemu biura rachunkowego – wszystkie dane trafiają w jedno miejsce, są bezpieczne i łatwo dostępne, a współpraca z księgowością przebiega sprawniej i bez chaosu.
Podsumowanie
KSeF to duża zmiana, ale też okazja do uporządkowania procesów i automatyzacji pracy w firmie.
Warto rozpocząć przygotowania już teraz, by przejście na nowe zasady przebiegło bez stresu i przestojów.
Nasze biuro rachunkowe jest gotowe wesprzeć Państwa w tym procesie i zapewnić bezpieczne przejście na KSeF.
Gotowy na KSeF? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym, aby uzyskać profesjonalną pomoc.
